Wat is een elektronisch document management

Het feit dat 10 jaar geleden een uitzondering op de regels leek, wordt nu steeds de norm. Dit geldt voor zo veel gebieden van het menselijk leven - met name het bedrijfsleven.

Immers, het maakt niet uit hoe snel tempo vooruitgang, de documenten waren en zijn nog steeds erg belangrijk, misschien wel het belangrijkste onderdeel van de economische en commerciële activiteiten, zoals grote ondernemingen, en particuliere ondernemers die niet eens de medewerkers hebben. Elektronische registratie - een term die in toenemende mate wordt gebruikt in alle werkterreinen en niemand verrast.

Waarom? Omdat de documenten zijn letterlijk stappen vast te stellen het hele proces van de activiteit, alle informatie die nodig is voor een effectieve werk.

Documenten, vooral met hun grote volumes, is al lange tijd een soort van een struikelblok en de oorzaak voor grappen zo grappig, en niet zo.

Verlies van documenten, aarzeling en fouten in hun ontwerp werd een soort van een trieste traditie. Om maximaal van de bovenstaande problemen te vermijden en om het proces te versnellen dokumentoobrazovaniya, heeft de meerderheid van de grote en middelgrote ondernemingen actief geweest verhuist naar elektronisch beheer van documenten en elektronische document management in het algemeen.

Deze twee concepten, hoewel afgeleid van elkaar, maar toch zijn niet hetzelfde. Papierwerk - een proces dat direct document creatie en organisatie van het werk met hem verder zoeken, opslag en controle van de beweging.

Namelijk, het proces van de beweging is wat doorgaans een document vanaf het moment van de schepping of de ontvangst papier genoemd voor het einde van hem.

Deze zelfde baan als zij controleert het proces dat het kantoor administratie genoemd.

Officieel is deze terminologie klinkt een beetje eng, maar in grote ondernemingen is een overvloed aan papieren documenten en zoekt naar een hoop problemen te trekken, zowel grote als kleine. En dat is wat maakt zelfs de meest conservatieve leiders om hun papieren te vertalen in elektronische rails, die het hele proces "en van".

Maar het bleek, doe het in de post-Sovjet-landen is niet zo gemakkelijk! Voor een lange tijd het elektronisch register bij te houden aan de ene kant - werd verwelkomd, aan de andere kant - het heeft niet over voldoende rechtskracht. De situatie is aanzienlijk vergemakkelijkt de invoering van een elektronische handtekening, die een soort garantie van de echtheid en geldigheid van het document is geworden.

Technische problemen nog steeds heel veel. Uitgaande van softwarefouten en eindigend met de verschillende interne beleid (met name particuliere) ondernemingen. Immers, voor de goede uitwisseling van documenten in elektronische vorm, op deze manier moeten beide tegenpartijen, die in de praktijk gebeurt niet altijd werken.

Vanwege dit, en ook vanwege de conservatieve verlangen om "veilige" elektronische documenten worden vaak afgezet op de schappen in de vorm van hun papieren exemplaren. Maar toch, worden ze minder opvallen. Dit, samen met de automatisering van document creatie en helpen haar bewegingen te controleren, maakt het hele workflow proces aanzienlijk sneller, wat betekent - effectief is. Daarnaast bespaart aanzienlijk ruimte in de kamer.