Memo - make-up volgens de vereisten

Workflow van een bedrijf is een verzameling van papers van verschillend karakter, gesystematiseerd op een bepaalde manier. Een van de documenten is een memo.

Algemene kenmerken en het doel van een document

Om te beginnen, moet worden opgemerkt dat de nota - een werkdocument, dat is informatief en tegelijkertijd een aanbeveling. Het is ontworpen om Enterprise Manager of supervisor te bieden. Dit document kan worden gemaakt door een werknemer van het bedrijf , om twee redenen:

1. Op initiatief van de werknemer.
2. In opdracht van de handleiding.

In ieder geval is dit document bevat gedetailleerde informatie over de specifieke, individuele vragen. In feite is het - werknemer advies uitgedrukt in het schrijven. Er zijn gevallen waarin het besluit om het hoofd van de overwegingen die u nodig hebben om hun ondergeschikten over de omstandigheden van het geval te leren kennen. Dan moet de werknemer een met redenen omkleed antwoord te maken, en ten slotte voeg uw eigen mening in de vorm van concrete voorstellen en aanbevelingen. Derhalve wordt een dergelijke notitie steeds een persoonlijk advies van het individu.

Niet te verwarren

Wordt geaccepteerd voor het opstellen van een document, moet je precies weten wat nodig is om te bieden. Sommige soorten zakelijke correspondentie lijken erg op elkaar, en ze kunnen gemakkelijk worden verward. Bijvoorbeeld, het bedrijfsleven notities Er zijn drie types: office, memoranda en verklarende. Tegelijkertijd zijn er drie belangrijke verschillen, die niet toestaan dat een persoon met kennis om deze fout te maken tussen hen. Deze documenten variëren:

1. Volgens de geadresseerde, dat is de persoon voor wie ze bedoeld zijn. In tegenstelling tot de officiële, wordt een toelichting geschreven in de naam van de direct leidinggevende en personeel rapport kan bovendien worden rechtstreeks aan de directeur van het bedrijf gemaakt.

2. Thema en semantische belasting van de vermelde informatie. Betreft verklarende begrepen rechtstreeks uit de titel. De service is onderdeel van de zakelijke correspondentie tussen de structurele afdelingen van het bedrijf. Onderwerp memo kan verschillend zijn:

• periodieke rapportage;
• een eenmalige verstrekking van informatie over relevante onderwerpen.

3. Als de service verklarend en zijn bedoeld voor gebruik binnen de onderneming, kan de memo zowel intern als extern zijn. In het eerste geval, het is ontworpen voor bestuurders van de vennootschap, terwijl de tweede - naar een hogere rechtbank.

Wanneer het document wordt opgesteld

Memorandum - is een noodzakelijke maatregel. Het is gemaakt als de situatie uit de hand krijgt en dreigde het bedrijf in ernstige problemen. Met andere woorden, moet de situatie kritiek is. Op dit punt, de werknemer brengt onder de aandacht van het management en een gedetailleerde uiteenzetting van de feiten hem bekend. Dit kan een bedreiging vormen voor de uitvoering van een plan of het verkrijgen van de verwachte winst. Het document is bedoeld om de aandacht van de managers te vestigen op dit probleem en proberen om de situatie op te lossen. Elke specialist op zijn eigen manier vormt de oplossing van de situatie. In de notitie beschrijft hij in detail zijn versie en heeft zijn eigen mening over dit onderwerp. Voor het gemak wordt deze informatie worden opgesteld in een volledig vrije vorm. Deze stijl kun je absoluut een werknemer uit te spreken over een specifiek, single issue uiten zonder angst om verkeerd begrepen door anderen.

Oorzaken van het document

Er zijn verschillende redenen waardoor de memo kan worden gemaakt. Een monster of een uniek patroon voor alle mogelijke gevallen te maken, uiteraard mogelijk. Maar geen specifieke reden om bij de individuele gehouden met de wijze van expositie. De redenen kunnen zeer verschillend zijn:

• te laat voor het werk;
• ziekteverzuim;
• niet-nakoming;
• conflict tussen de leden;
• presentatie van de resultaten van de audit;
• communicatie voor informatie over zijn fout;
• een bedreiging voor de routinematige taken uit te voeren;
• Informatie over het onaanvaardbare gedrag van de werknemer.

De redenen zijn legio en elk van hen vereist een individuele aanpak en specifieke procedure. Na het ontvangen van informatie uit eerste hand, moet het hoofd het grondig onderzoeken en een weloverwogen beslissing. Het is vaak nodig om aanvullende informatie van andere deelnemers aan het probleem te verkrijgen. Zij moeten het leiderschap van hun opheldering over de vraagstukken in te dienen.

Als iemand iets brak

Afwijkingen in de productie-omstandigheden - zijn niet ongewoon. Zonder hen, workflow en de communicatie tussen mensen onmogelijk is. De meest voorkomende memorandum van schending van de arbeid discipline. Het gedrag van het personeel op de werkplek is altijd dubbelzinnig. Elke afwijking van de standaard normen algemeen beschouwd als ongepast en brengt de gepaste straf. Opleggen van een sanctie heeft het recht om alleen het hoofd van de onderneming, zodat de rest van het personeel, met inbegrip van de direct leidinggevende kan alleen hem te informeren over wat er gebeurd was en om zijn eigen versie van de impact op de nalatige collega bieden. Tekening algoritme zoals memo als volgt.

1. De naam van de dienst of afdeling. Is aangegeven in het linker gedeelte van het blad.
2. Bestemming (van het hoofd). Aangegeven in de rechterbovenhoek.
3. De naam van het document. hieronder in hoofdletters geschreven met een rode lijn.
4. Documentnummer.
5. het opstellen van een plek.
6. Titel.
7. De tekst van het document: Naam en de positie van de dader, de datum van de overtreding, soort overtreding, de oorzaak van het incident, het voorstel voor het herstel.
8. Positie, naam en handtekening van de werknemer die het document heeft opgesteld.

Indien schuldig collega

In een memo aan de werknemer kan worden gemaakt direct leidinggevende of collega. De meest voorkomende redenen waarom het is gemaakt negatief zijn: de overtreding, een misdrijf, wangedrag. In dit geval, nota is bedoeld om het feit van wat er gebeurd is vast te stellen en te voorkomen dat een herhaling van de soort in de toekomst. Na ontvangst van het document, moet de manager de situatie te begrijpen en een beslissing nemen. In dit geval bepaalt of opgelegde werknemer een boete of niet. Als een negatieve gebeurtenis plaats voor de eerste keer, kunnen we de waarschuwing en opbouwend gesprek te beperken. Indien aangenomen in strijd met het systeem, zal bestraft worden in overeenstemming met de arbeidswetgeving. Head is verplicht om een visum, die deze beslissing zal worden opgenomen op te leggen. Het personeel verslagen worden opgesteld op de arbeiders en bij andere gelegenheden. Bijvoorbeeld, hoofd van de afdeling heeft het recht om een notitie te maken aan de directeur van de promotie voor ijverige ondergeschikte functie of taak goed gedaan. Het principe van voorbereiding - hetzelfde, alleen de tekst is positief.

Is het moeilijk om een memo te schrijven?

Een memo maken is niet moeilijk. schrijven monster, indien nodig, kunt u altijd de secretaris. Door zijn handen passeerden vele soortgelijke documenten. Het belangrijkste is om de essentie van wat er gebeurd is duidelijk uitleggen. Na het lezen van dit document, moet de manager een duidelijk idee van wat hij wilde de samensteller van de "boodschap" te vertellen. De feiten moeten in chronologische volgorde, stap worden beschreven voor stap, om een hele doemde helder en duidelijk beeld. Ook moet worden bedacht dat (of A5) voor intern gebruik standpunt meestal gedaan op een standaard A4-formaat. Als de informatie wordt verstrekt in de moederorganisatie, moet de tekst worden afgedrukt op briefpapier van uw bedrijf. Een dergelijk document is absoluut noodzakelijk om te geven aan de ondertekening van het hoofd. Als gevolg daarvan zal het worden ondertekend door twee vertegenwoordigers van de onderneming: de eerste - de componist, de tweede - de directeur. Informatie kan worden bevestigd door aanvullende informatie. Ze kunnen geleverd worden met het basisdocument in de vorm van genummerde bijlagen.

Om iets recht te zetten

Om informatie te worden gehoord, moet u weten hoe u een memo te schrijven. Een dergelijk document bestaat doorgaans uit drie hoofdonderdelen.

1. De reden hiervoor was de aanleiding voor het schrijven van deze nota. Het is noodzakelijk om duidelijk de situatie en een lijst van alle bekende feiten.
2. Volgens de opstellers over wat er gebeurt. Het is noodzakelijk om grondig te analyseren de situatie en stelt haar besluit om problemen te creëren.
3. Synthese terminal en specifieke stappen.

Informatie moet mogelijk zijn kort en duidelijk zijn, zodat bij het lezen van de geadresseerde heeft het idee niet verloren. Anders kan de feiten verkeerd worden geïnterpreteerd, en de beslissing zal niet de gewenste resultaten opleveren. In de tekst is het niet nodig om hun fantasieën uit te drukken, of om de werkelijkheid te vervormen. Deze techniek is tegen de regels. Als de noodzaak zich voordoet, de geadresseerde zelf te nemen een belang aan de opstellers om te begrijpen wat er gebeurd is en een definitief besluit.

reeks handelingen

Op het voorbeeld is het mogelijk om het specifieke geval van niet-vervulling van hun taak nodig achten. In een memo aan de werknemers is supervisor aan het management bedrijf te bieden. Om te beginnen, heeft de werknemer de tijd om hun fouten te corrigeren gegeven. Anders, het hoofd van de desbetreffende dienst in de aanwezigheid van drie getuigen van de wet dat de werknemer niet de taak voldeden aan de voorgestelde data. De indringer moet dan schrijven een verklaring in de juiste vorm met de redenen.

De werknemer kan dit niet doen. In dit geval verliest hij de laatste kans om zich te verdedigen. Een toelichting wordt verzonden naar het hoofd voor beoordeling. Zijn definitieve beslissing, drukt hij in de vorm van resoluties. Informatie komt naar de afdeling personeel voor de voorbereiding van een bevel tot terugvordering. De strafmaat wordt bepaald in overeenstemming met de wet. Als de overtreding was heel serieus, en in aanvulling op herhaalde, kan het gevolg zijn beëindiging van het dienstverband in het kader van het betreffende artikel.