FinanciënAccounting

Elektronische documenten tussen organisaties: hoe werkt het?

Elektronisch documentbeheer (EDM) - een snelle manier om informatie op basis van het gebruik van elektronische documenten met een virtuele handtekeningen te delen. Hij is al lang erkend in de ontwikkelde landen van de wereld als een effectief instrument voor de operationele activiteiten.

hart

Elektronische documenten tussen organisaties - een reeks processen voor het maken, verwerken, administratie, overdracht, verwerving, onderhoud, gebruik en vernietiging van documenten. Al deze processen worden uitgevoerd na controle van de integriteit en de bevestiging van ontvangst van de documenten uitgevoerd.

Regels van dokumentatieomgang tussen juridische entiteiten wordt uitgevoerd met instemming van de partijen. De uitwisseling van informatie wordt uitgevoerd door middel van telecommunicatie-faciliteiten, en documenten die zijn opgeslagen op elektronische media uitgevoerd. Houdbaarheid van de boekhoudkundige informatie mag niet hoger zijn dan die is ingesteld op wetgevend vlak.

Organisaties kunnen met elkaar communiceren formele en informele documenten met de handtekeningen van de deelnemers. In het bedrijfsleven kan dit zijn: facturen, overeenkomsten, facturen, contracten, overeenkomsten, orders, mededelingen, volmachten, enz. De informatie kan in de vorm van tekst, tabellen en grafische bestanden worden verzonden.

Het doel van de invoering van EDI

Een voorwaarde voor de invoering van EDI kan zijn:

  • vermindering van de routine werk;
  • vermindering van het verlies van de documenten;
  • "Transparant" werken met documenten;
  • verhogen prestaties discipline - openbaarmaking van de documenten binnen een bepaalde tijd, etc ...

Onder de kwantitatieve doelstellingen kunnen als volgt worden geïdentificeerd:

  • Het verminderen van de tijd om het document 10 keer te verwerken.
  • Vermindering van de kantoorkosten in de helft.

Elektronische documenten tussen organisaties: hoe het werkt

In overeenstemming met de nationale wetgeving, wordt elektronische documenten tussen organisaties verricht met toestemming van beide partijen. Voor de uitwisseling van gegevens, is het noodzakelijk dat alle deelnemers waren verbonden aan de apparatuur van de exploitant. Vervolgens moet de gebruiker een verzoek om toe te voegen aan de lijst van de tegenpartijen te sturen. Na deelnemers bevestiging systeem kan communiceren.

EDI-module moet de volgende functies uitvoeren:

  • Nodig tegenpartijen om gegevens uit te wisselen.
  • Genereer een adresboek.
  • Integratie met boekhoudsoftware zoals 1C.
  • Ondertekenen en coderen van documenten.
  • Structuur correspondentie.
  • De status van de letters.

Elektronisch document tussen organisaties met behulp van certificaten. Verbinding maken met een server en authenticatie wordt uitgevoerd door middel van een persoonlijk digitaal certificaat. Elektronische handtekening wordt afgegeven aan elke gebruiker van het systeem opgeslagen op elektronische media beschermd en Token PIN-code. De gebruiker moet hun login wachtwoord in te voeren om de persoonlijke kantoor. Pas daarna zal het toegang tot hun documenten te krijgen.

Start een proces van uitwisseling kan elk lid van de organisatie, die op het systeem. Voordat u een document naar een andere partij, moet worden ondertekend met een elektronische handtekening. Deze operatie wordt uitgevoerd door middel van de "Crypto" programma. Het document wordt verzonden via EDI. firmamedewerker ontvangt kennisgeving van een nieuw document. Als hij het aanvaardt, zet hij ook EDS. Wilt u wijzigingen in het document te maken, creëert de nieuwe elektronische versie. Na voltooiing van het bewerken u wilt om eventuele wijzigingen met behulp van de elektronische handtekening op te slaan. Het document wordt vervolgens verstuurd naar de wijzigingen aan de tegenpartij. Indien nodig om elektronische matching informatie.

Als u wilt opnieuw wijzigingen aan te brengen, dan is de hele procedure wordt herhaald. Als aanspraken op de nieuwe versie niet aanwezig is, wordt het document gerespecteerd. De uiteindelijke steekproef wordt geacht te zijn ondertekend door twee elektronische handtekening. Ce versies van documenten die zijn opgeslagen op de server en zijn beschikbaar voor het bekijken. Zodra het monster de status van de stroom wordt gegeven, tot wijziging van het document zal niet werken. Gefrustreerd contracten met de status "geannuleerd". Hier ziet u hoe u elektronische documenten tussen organisaties.

uitrusting

Wat is er nodig voor elektronische documenten tussen organisaties? Ten eerste moet u een service provider te kiezen en om speciale software om informatie uit te wisselen installeren. In de tweede plaats, met elke tegenpartij waarmee de organisatie van plan is om e-mails uit te voeren, moet u het ondertekenen "Overeenkomst betreffende de uitwisseling van elektronische documenten."

Het is ook nodig om EDI server waarop alle documenten op te slaan vast te stellen. Het kan worden als apparatuur van de klant, en de "cloud" storage. Toegang tot de gegevens van buiten het systeem door de toepassing, die op de apparatuur van de organisatie is geïnstalleerd. Computer interactie met de server wordt gedaan via HTTP met optionele SSL-codering 128. De toegang tot de documenten wordt alleen via de interface van de applicatie en na het passeren van de authenticatie uitgevoerd.

EDC project

procesautomatisering project kan duren van enkele maanden tot meerdere jaren. Term is direct afhankelijk van het aantal processen dat automatisering, resource en financiële draagkracht van de organisatie nodig. Korte keten uitvoering EDC als volgt:

  • Oprichting van een werkgroep.
  • Vorming van doelen, deadlines en budget.
  • De studie van bestaande processen.
  • Ontwikkelen van een baan.
  • Vyrob EDI-systeem.
  • Ondertekening van de overeenkomst over de uitvoering van de SED.
  • Vaststelling van de verordening.
  • Het vullen van het systeem directories.
  • opleiding van het personeel.
  • Het uitvoeren van voorproeven.
  • De publicatie over de uitvoering van de SED bestelling.
  • Verdere ontwikkeling van software en werken regels.
  • De lancering van het proefproject.
  • Grootschalige overgang naar EDI.

fouten EDI implementatie

In het proces van automatisering van de documenten bijzondere aandacht moet worden besteed aan de processen waarin de wet vereist de aanwezigheid van een papieren carrier. Duplicate papieren documenten elektronisch is onmogelijk. Dit vertraagt aanzienlijk het proces van het werk en leiden tot een negatieve houding ten opzichte van automatisering in het hele proces. Voor de implementatie van een dual work niemand betaalt.

In het proces van de uitvoering van de nieuwe regelgeving moeten worden ontwikkeld om te werken met documenten, treinpersoneel, en pas daarna bezighouden met de volledige uitvoering. Dit kan alleen worden bereikt als de voordelen van het gebruik van nieuwe technologieën over te brengen aan medewerkers.

Een andere populaire fout - slechte studie om SED-eisen. Als gebruikers om te werken in een niet-geconfigureerd systeem, dan is het proces EDI verschilt van die in de organisatie aangenomen.

Elektronische documenten tussen organisaties: de voors en tegens

voordelen:

  • Reductie tot de originele documenten te sturen per post kosten.
  • Bespaar ruimte voor de opslag van documenten. Het wordt allemaal opgeslagen in elektronische vorm.
  • Gemakkelijk te gebruiken. Het verzenden van het document wordt uitgevoerd vanaf één locatie. Een snel onderzoek van een document door de status uitgevoerde (verzonden, ontvangen en geaccepteerd door r. D.).
  • Onmiddellijke levering. Alle informatie wordt naar de ontvanger gestuurd in een paar seconden.
  • Het document kan niet verloren gaan aan het einde van de opslag in het systeem.

nadelen:

  • Om het product te gebruiken, moet u een licentie die kost geld aan te schaffen.
  • Communiceer vaak alleen tussen de deelnemers van hetzelfde systeem.
  • Elektronische documenten tussen organisaties in 1C of met behulp van andere software verschilt van de eerder gebruikte regeling. Met de introductie van het nieuwe algoritme, alle medewerkers hebben vragen over het verloop van de werkzaamheden.
  • Technische apparatuur. Vóór de invoering van EDI organisatie nodig heeft om apparatuur aan te schaffen en het personeel voor te bereiden op het nieuwe systeem te beheren.
  • EDM wordt uitgevoerd met behulp van de elektronische handtekening, waarvan de geldigheid is 1 jaar. Het is noodzakelijk om toezicht te houden en onmiddellijk de certificaten te werken. Het is ook noodzakelijk om de acties van de aannemers certificaten te controleren, om problemen met de belasting te vermijden.

wettelijke bepalingen

Wat normatieve handelingen geregeld elektronische documenten tussen organisaties? Russische wetgeving omvat de federale wet №63 «Op elektronische handtekening", de regels van de documenten in de Federale Belastingdienst zijn geregistreerd in de opdracht van het Ministerie van Financiën aantal MMV-7-2 / 168. Organisaties De EDI tussen orders op basis van Financiën № 50n. Termen van primaire boekhoudkundige documenten interchange in elektronische vorm in de Federale Belastingdienst bestellen aantal MMV-7-6 / 36 @ voorgeschreven. Alle ondernemers in het EDM proces activiteiten moeten worden geleid door de Orde van de Federale Belastingdienst № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektronische documenten tussen organisaties "VLSI" biedt klanten de volgende voordelen:

  • Kan documenten te sturen naar elke organisatie die is geregistreerd op het grondgebied van de Russische Federatie. Als de tegenpartij geen partij is bij de "VLSI" -systeem, de werknemer gewoon contact met een vertegenwoordiger van de organisatie en zal het sturen naar e-mail uitnodiging om deel te nemen aan het systeem. Direct na de bevestiging van de informatie-uitwisseling tussen de deelnemers zullen worden uitgevoerd zonder intermediairs.
  • Installeer de software op een computer is niet nodig. Genoeg om een actuele versie van uw browser en toegang tot internet hebben.
  • Om te werken met de gegevens niet een speciaal programma nodig. Als het rapport oorspronkelijk werd opgesteld in de software van derden, zoals 1C, is het mogelijk om de integratie met "VLSI" systeem te configureren.
  • De standaard vorm van het document is niet ingesteld. U kunt tekst, spreadsheet-bestanden, foto's en ga zo maar door te sturen. D.

SKB "Kontur"

Een van de eerste software-ontwikkelaars in Rusland is ook betrokken bij de levering van materieel, waardoor de elektronische documenten tussen organisaties. "Contour" DiaDoc een systeem ontwikkeld waarmee de uitwisseling van elektronische documenten. Een kenmerk van het systeem is dat de toegang tot de gegevens kunnen worden verkregen in het buitenland. Voor dit doel heeft het bedrijf ontwikkeld in de roamingtarieven. Desgewenst toegang mono gegevens via API.

Wat heb je nodig?

Om EDI verbinden, moeten bedrijven om te kopen:

  • gelicentieerde software;
  • server;
  • modernisering van de apparatuur;
  • treinpersoneel;
  • aan te passen en te integreren ECM voor gebruik met interne applicaties.

Dergelijke investeringen moeten implementeren om het elektronische document tussen de organisatie aan te sluiten? De opname in de kosten van het overleg met de technische ondersteuning en software-updates SED - de tweede fase van de investeringen. Deze kosten zullen moeten betalen maandelijks.

conclusie

Voor het vervangen van papier-gebaseerde e-mail binnenkomt. Het vermindert niet alleen de kosten van de organisatie om de processen uit te voeren, maar verhoogt ook de efficiëntie van het bedrijf als geheel. Om EDI succesvol functioneren, moet je helder te formuleren van de doelstellingen en de implementatie van het systeem om de apparatuur goed in te stellen.

Similar articles

 

 

 

 

Trending Now

 

 

 

 

Newest

Copyright © 2018 birmiss.com. Theme powered by WordPress.