Job Title, document: plichten

Workflow - een belangrijk onderdeel van de activiteiten en een verplicht onderdeel van elk bestuur instellingen, organisaties, bedrijven. Zakelijke documenten moet goed worden opgesteld en systematisch opgeslagen en optimaal te navigeren. Met de ontwikkeling van de economie toegenomen informatiestromen en het aantal documenten in alle domeinen van menselijke activiteit. Daarom is vandaag de vraag naar relatief nieuw beroep -, document.

Wie is, document

, Document - is een specialist die zich bezighoudt met de registratie en boekhoudkundige documentatie. Sluiten beroep is secretaresse, archivaris bediende.

Administratieve documenten richtlijnen moeten goed gedocumenteerd zijn in overeenstemming met de regelgeving en aan de arbeiders, juist degenen voor wie de orders waren bedoeld. Documenten zijn verouderd, uit de bocht. In dit geval moeten ze worden opgelost in overeenstemming met de wetten van de administratieve en geplaatst in het archief. Alles wat het doet, document.

Taken specialist werken met documenten kan saai lijken. Maar het is slechts op het eerste gezicht. Door de handen van documentverwerking, vooral als het is voor een bedrijf is verantwoordelijk voor het document, langs alle informatiestromen, volgens de documenten kan hij het werk van alle afdelingen te controleren en om de mechanismen van de activiteit en de ontwikkeling van de onderneming te begrijpen.

In grote organisaties, de taken van professionals die werken met documenten in de regel, zijn verdeeld: registratie, de registratie, het aangaan van een elektronische databank, de uitvoering, opslag bezet door verschillende mensen en zelfs hele eenheden.

Wat moet weten, document

Met het oog op documenten waarin informatie beknopt wordt gepresenteerd, duidelijk en begrijpelijk goed voor te bereiden, moet een specialist het doel en de vorm van de bereiding van weten allemaal soorten documenten. Om te weten hoe het eruit ziet een juridisch bindend document, moet hij weten de basisprincipes van het recht.

Want vandaag het grootste deel van de opgeslagen in elektronische vorm documenten en een computer nodig uitwisseling van informatie over document management specialist moet de software te begrijpen. Het moet de elektronische databank genereren en in staat zijn om uit te leggen aan het personeel waar het automatische systeem voor het maken, opslaan en verzenden van documenten.

Voor het opslaan van documenten in het archief specialist nodig heeft om bepaalde regels en technische specificaties te leren kennen. Toewijzing van documenten en hun privacy, voorwaarden van de opslag - van deze functies nodig hebben om de documenten in het archief te sorteren, en dan nog op een efficiënte zoekmachine te maken.

Verantwoordelijkheden documentverwerking

Taken verwerking van documenten in de faciliteit omvatten

- de voorbereiding, registratie, opslag en controle van documenten;

- systematisering en document management software vervoersdocumenten;

- De organisatie van een optimale informatiestroom binnen de organisatie;

- De organisatie van de opslag en de ontwikkeling van classifiers documentatie;

- sorteren, beoordelen en transfer naar het archief documenten zijn vervallen;

- bestelling van inkomende documenten;

- de ontwikkeling van de standaard formulieren en documenten vel;

- opzetten van databases van documenten met de vestiging registratienummers en indexen en elektronische opslag van adressen;

- voorbereiding van de benodigde materialen voor vergaderingen, onderhandelingen en vergaderingen.

Presenter, document functie uitoefent, in feite, zijn hetzelfde, maar met een groter deel van de verantwoordelijkheid, plus geeft taken ondergeschikte medewerkers.

Taken verwerking van documenten in een onderwijsinstelling

, Document in een onderwijsinstelling moet weten in aanvulling op andere wetgevende besluiten van de RF-wet "On Education". Omdat kleuterscholen en scholen met weinig personeel, document combineert de taken en de secretaris en de Clerk, en kaders, geleid door de methodologische aanbevelingen voor het werken met documenten in onderwijsinstellingen (een brief van het ministerie van Onderwijs van de Russische Federatie van 2000/02/12 №03-51 / 64).

Taken in de verwerking document in de kleuterschool, boven alles, inclusief het opstellen van arbeidsovereenkomsten met medewerkers en registratie van persoonlijke bestanden, het houden van boekhouding kinderen. Het werkt ook met de militaire administratie tafel en voert de relevante documentatie, indien de instelling heeft een staf van militaire dienst.

, Document taken op school een aanvulling op de voorbereiding van de projecten van de administratieve documenten over de beweging van troepen en de registratie van persoonlijke zaken, het gedrag van de studenten alfabet boeken en rekening houdend met de uren van educatief werk van het schoolpersoneel, de verwerking en het ontwerp van het zetten van persoonlijke zaken van de studenten in het archief.

Instellingen voor hoger onderwijs zijn niet alleen educatieve activiteiten, maar ook wetenschappelijk.

Taken documentverwerking specialist op de middelbare school te maken ten minste in algemene termen, om het profiel van een bepaalde faculteit begrijpen, want hij moest documenten voor vergaderingen en conferenties voor te bereiden en hun gegevens en telefoongesprekken te houden ten behoeve van de decaan.

Persoonlijke kwaliteiten specialist in document management

Care - dit is de belangrijkste kwaliteit van een specialist in het werken met documenten. Nauwkeurigheid, grondigheid en verantwoordelijkheid te voltooien de lijst van persoonlijke kwaliteiten die nodig zijn voor het werken met stukken voor zakelijk gebruik. Datafouten, schending van de wet, kan het verlies van de documenten kostbaar voor het bedrijf bij het sluiten van het contract of personeel audit.

Hoeveelheden informatie, die werkt, document, vereisen een goed geheugen.

Om te werken op elk gebied hij heeft veel van denken en geletterdheid bij het werken met papieren, en op het gebied van personeelsmanagement - en organisatorische vaardigheden en creativiteit, en communicatieve vaardigheden.

Formulering van de juiste doelen en het werk met de structuur van de onderneming, de zogenaamde ondernemende vaardigheden die nodig zijn om zich te organiseren, document workflow en de optimale classifier.

Vaak in kleine bedrijven, document heeft er een. Zelforganisatie, zelf-discipline en zelfbeheersing helpt om de effectieve werk te organiseren.

Vereisten voor documentologists

Een solide juridisch kader voor document management vereist training. Daarom is bij het aanvragen van een baan vereist een instelling voor hoger onderwijs diploma of een gespecialiseerde instelling voor hoger onderwijs in het veld "van documenten", "documentenmateriaal onderhoud van de onderneming." Er zijn ook gerelateerd specialiteit "Documentary onderhoud in de wet" of "enterprise information security".

Wet- en regelgeving, administratieve, regelgevende en richtsnoeren van de hogere instanties met betrekking tot het document - is de algemene eisen voor documenten die moeten weten, document. Taken vereisen kennis of ten minste de basis van analysemethoden, onderzoek, ontwerp, implementatie en ontwikkeling van documentatie systemen, het ontwerp en de exploitatie van geautomatiseerde systemen; organisatie van de archieven en Ba programmering.

Voor- en nadelen van documentverwerking beroep

Beroep veelzijdige documentverwerking. Diploma en professionele kennis kunnen afgestudeerden om te werken in elke organisatie, omdat het document is overal. Dit is het belangrijkste voordeel van het vak.

Het tweede voordeel kan worden beschouwd als een kans om beheerder te werken, archivaris, klerk, een secretaresse, office manager, assistent manager, en niet alleen, document.

Het derde voordeel is dat, ondanks de schijnbare routine werk, document ligt in het centrum van de informatiestroom in de organisatie en heeft bijna al haar geheimen. Soms is het, met uitzondering van het topmanagement, alleen de eigenaar van deze geheimen.

Ervaring en ondernemende streak vergunning, document, indien gewenst, om hun eigen bedrijf te organiseren om informatie diensten.

De voordelen van het beroep kan ook worden toegeschreven aan het werk in het kantoor in goede omstandigheden, onafhankelijk van het profiel van het bedrijf en strikte schema.

Nadelen beroep verwerking van documenten - het is het hetzelfde type en, belangrijker nog, een grote verantwoordelijkheid.

Waar kan draaien, document

Sinds documentalisten die het onderwijs ontvangen op het profiel, in staat zijn om te werken met alle soorten documenten (accounting, human resources, wetenschap en technologie), kunnen zij worden genoemd in verschillende organisaties:

- de autoriteiten, zowel lokaal als nationaal;
- in de institutionele bestuurslichamen;
- in het Archief en diensten van techniek en design, instellingen voor wetenschappelijk onderzoek, gezondheidszorg, archief, bibliotheek en museum, wetshandhavingsinstanties;
- in de administratieve diensten en afdelingen van commerciële structuren: records management, office management, human resources management;
- in de business van de ontwikkeling van informatiesystemen, documentatie consulting, audit van informatiebeveiliging.

Carrière groei is afhankelijk van de documentverwerking job. De grote structuren hij kan oplopen tot de business manager, in kleine - assistent. De piek van een carrière in de verwerking van documenten kan worden beschouwd als de voorbereiding van documenten voor de regering en de president van de Russische Federatie.