Filing documenten. Hoe kan ik de documenten indienen?

Voordat hij bij de vereiste documentatie meest grondige kennismaking met het grote aantal noodzakelijke instructies met betrekking tot vraagstukken van document en records management. Deze normen - zijn complex en bevatten een groot aantal verschillende kleine details en nuances. Documenten hoek zoom? Dat bevat een lijst met aangesloten? Kan ik naai boekhoudkundige documenten termoperepletnoy machine? Beginner administratief medewerker hebben iets om zijn hoofd te breken.

Pushover?

Op het eerste gezicht, de procedure voor de registratie van de zaak en schoot het archief heel simpel, maar de praktijk blijkt het tegendeel. In geval van schending van een van de regels van de instelling van het kantoor zal weigeren om trade-papier te accepteren, en je moet de taak opnieuw te starten. Indien een dergelijke situatie zich heeft voorgedaan in je leven, lees ons artikel - we zullen proberen om te sorteren op deze kwestie.

Waarom gehecht documenten? Zijn er regels op grond waarvan deze procedure wordt geregeld? Ja, en ze zijn met velen. We zijn vooral praten over de methodologische aanbevelingen over case management, die in december 2009, de volgorde van de Rijksarchief goedgekeurd. In de tweede beurt - op GOST 51141, gewijd aan de business en office management en met alle benodigde definities en termen te archiveren. Daarnaast zijn er andere wettelijke normen, volgens welke het verknoopte documentatie.

Laten we beginnen met het deksel

Als het theater begint met een hanger, dan is onze procedure - niet alleen met het deksel. En de keuze van een kartonnen "korst" - een van de eerste taken in het proces van "verpakking" van het document. Op het eerste gezicht, zult u niet een verschil tussen de vele bestaande rassen te vinden. Maar op zoek nauwer, begrijp je dat het deksel zijn standaard, niet-standaard, en worden gebruikt voor langdurige opslag.

Meestal kunt u kennismaken met een standaard omslag formaat 229h324 mm. Het wordt toegepast in alle gevallen waarin de steekproefomvang geniete vellen. Als om een of andere reden het document heeft een vrij specifieke en uiterlijk parameters, vereist een niet-standaard variant te dekken. Ga naar laatste de geest vertelt dat waarin de documenten worden opgeslagen vanaf 25 jaar of meer.

Onder de wet, worden dergelijke covers alleen gemaakt van massief karton als gevolg van aanzienlijke levensduur. Er moeten maatregelen worden genomen om het juiste type document en de geschiktheid voor gebruik na een zware periode van tijd te behouden. Documenten voor levering in het Rijksarchief, opgeslagen in een hoes uit een materiaal zoals zuurvrij karton.

Laten we praten over het aantal vellen

Voordat u het dossier van de juiste documenten draden, die allemaal nodig zijn in de juiste volgorde te worden toegevoegd. Vervolgens nummering procedure uitgevoerd door een gebruikelijke eenvoudige potlood. De hoofdregel is - het is een genummerde lijst in plaats van document pagina's. Arabisch cijfer aangebracht op elk vel in de rechterbovenhoek. Daarnaast worden onze merken niet verplicht om "kruipen" op de tekst. Door het totaal aantal vellen niet van toepassing inventaris-documenten.

Wat subtiliteiten bestaan in de nummering? Als het aantal losbladige documenten een brief of iets dergelijks, eerst worden opgesomd door een envelop omvatten, zet - elk ingebed in zijn vel. Wanneer het aantal binnenkomende aantal - meer dan 250, gemaakt op te splitsen in meerdere volumes. En elk van hen heeft zijn eigen nummering.

Binnen archief zakelijke documenten aanwezig zijn, die hun eigen aparte pagina getallen de publicatie van tijdschriften hebben, bijvoorbeeld. Echter, de verwerking van de zaak in de archieven, ze opgesomd door, onder andere, zonder verstoring van de algemene orde.

Als een geneste lijst is een groot formaat, is besloten om uit te breiden en het cijfer in de rechter bovenhoek. Zij wordt verstrekt gratis toegang tot de tekst. Als aan geen plaat geplakte fragmenten van de onmogelijkheid van hun scheiding, hele pakket wordt genummerd als één. In dit geval is het zeker inventariseren van elk van de gelijmde onderdelen, die op de rug of op de vrije ruimte. Een indicatie van de geplakte document van zekerheid moet schriftelijk worden gedaan of in de toelichting op de totale inventaris van vermelding van de naam. Meestal zijn deze investeringen zijn freelance controles, verklaringen of foto's.

Bug fixes en de lijst van documenten

In het geval dat tijdens de bewerking toegelaten aantal niet al te ernstige fout (bijvoorbeeld, sloeg het paar vellen) in plaats van het gehele stelsel opnieuw kan hernummering letteraanduiding gebruiken. In dit geval worden de nummers op de andere bladen niet veranderd. Eliminatie van dergelijke fouten is alleen mogelijk in overleg met het archief personeel. Als het gedetecteerde grove fout, zal het document opnieuw worden genummerd. De oude nummers terwijl doorstrepen zo voorzichtig mogelijk en neergezet nieuwe. In dit geval is de bijgewerkte nummering weer naar verluidt van zekerheid inscriptie.

Zonder de inventaris heb je geen archivering worden niet geaccepteerd. De informatie in het, naar de naam van het document, de datum van de tekening, annotatie en rechtstreeks een tabel met de serienummers van bladen, het aantal noten en (indien nodig). Voltooid alle informatie over het aantal documenten in de vorm van getallen, gedupliceerd woorden, dan worden alle medeondertekend door de Clerk met details Naam

Hoe kan ik de documenten draad bestand

Omdat de verknoping procedure moet ervoor zorgen dat alle benodigde materialen en gereedschappen binnen handbereik. In aanvulling op hun eigen zaken moeten een priem, naald, karton voor het indienen van documenten en speciale draden. Als laatste kous bank Touw, ernstige of proshivnymi schroefdraad L-210. Last soort gebruikt voor de behoeften van het kantoor vaker.

Aan het begin van de stukken heeft paperclips of andere metalen voorwerpen worden verwijderd, dan het geval platen zijn glad nette stapel. Aan de linkerkant in het gebied ruimte driegats naald of priem. Plaats ze in het midden van de beste gratis ruimte die bestemd is voor de linker inspringen, dat wil zeggen een afstand van ongeveer anderhalve centimeter. Deze waarneming is van belang - omdat anders na de indiening van documenten die zij moeilijk te lezen zal zijn.

Tips voor het gemak

Als gaten gladde randen voor u van cruciaal belang, neem een perforator. Maar vergeet niet dat er te veel papier it "te zwaar". Waarborgen dat alle drie gaten werden bij een uniforme hoogte en op afstand over een afstand van ongeveer 3 cm. Het gemiddelde daarvan moet in het midden van de pagina vallen.

Om schade aan de voorblad en de ineenstorting van het bedrijf te voorkomen wordt vaak aanbevolen te plaatsen voor en achter knipperen versterken kartonnen strips. Door het zal worden overgeslagen draad. Normaal zijn grootte - 70 cm, maar in elk geval afhangt van de dikte van de stapel ..

Zoals doorboord gat 3

Hier zijn de inhoud van dit algoritme archivering van documenten. Eerst wordt de naald gevoerd door het midden van de openingen, de achterkant van het uiteinde van de draad blijft. Gevolgd Vdet bovenaan de gaten. Daardoor beide uiteinden van de stapel die op omzet genaaide vellen. De naald wordt getrokken door de bodem van de gaten en koord te trekken aan de voorzijde. Daartegenover laat de naald in het middengat. Dus was onze draad getrokken door alle nodige gaten, waarna beide uiteinden zijn bevestigd aan de binnenzijde van het sterke knoop. Behield de uiteinden een lengte van ongeveer 5 cm.

Direct aan het samenstel gelijmd een stuk papier met de woorden van zekerheid. Hieronder kijken we naar de technologie van de productie.

Het document kan worden genaaid en met 4 gaten. Hoe dat te doen? De procedure is niet ingewikkeld. Vier gaten geponst zijn verticaal symmetrisch met de inrichting op een gemeenschappelijke as. Het verlaten van de staart schroefdraad aan de achterzijde van de eerste opening, geleidende st firmware dan een knoop zoals hierboven beschreven. Firmware moet tweemaal worden gedupliceerd met het oog op duurzaamheid en betrouwbaarheid te garanderen.

van zekerheid inscriptie

De volgende stap na de nummering en de firmware - de levering van ons bedrijf van assurance inscriptie. Wat is het? Deze sticker afmeting 4x6 cm met de tekst "aan elkaar geregen en genummerde vellen ..." (hun aantal wordt aangegeven door een aantal, en woorden). Verder vermeldt de positie van de werknemer, dan kunt u het document van de datum en de persoonlijke handtekening. Als u wilt certificering af te dichten, moet ook worden opgemerkt. De inscriptie is gelijmd op de top van het knooppunt gebonden ons tips van de filamenten die in dit geval vrij moet blijven. Signature vormen aan het einde van de procedure, wanneer de lijm droog. Dit wordt gedaan om verspreiding ervan te voorkomen. Printen (indien aanwezig) aanbrengen wordt het gedeelte plaatgedeelte van het label zelf.

En pas na een deal gestikt, genummerd, verzegeld ondertekend en verzegeld, kan het naar het archief worden gestuurd.

Het drinken van zekerheid inscriptie heeft ernstige en attent. Zij was het - gedocumenteerd bewijs van immuniteit zaak. In geval van overtreding van de integriteit of het document kan het vooroordeel niet worden aanvaard controle-instanties, of misschien zijn uitdaging in de rechtszaal.

Wat en waarom naait

Het is verplicht alle geniete documenten, als gevolg voor het indienen in het archief of in een van de controle-instanties, waaraan de fiscus, pensioenfonds en veel van dergelijke. Je kunt niet terug de documenten gelijmd of geniet met behulp van een nietmachine te nemen. Zoals reeds opgemerkt, in het geval van non-conformiteit procedure het u gewoon niet accepteren.

Dergelijke procedures zijn onderhevig vooral documenten van het personeel en de boekhouding. Degenen die de verwerking van het latere jaar hebben vervuld in het archief van de organisatie of onderneming worden gedeponeerd. De speciale archiefinstellingen zenden het geval was met de vorige wettelijke bewaartermijn. Het wordt bepaald door de wet, afhankelijk van het type document. Zo worden minstens 75 jaar nodig om notariële documenten, boeken en documenten van de economische verantwoording van personeelsinformatie te houden.

De houdbaarheid van tekeningen van het ontwerp zijn veel kleiner - slechts 20 jaar oud. Foto documentatie gemaakt om te zorgen voor 5 jaar. De archiefinstellingen worden in het geval van zowel de publieke als private ondernemingen worden gedeponeerd. De taak van een niet-statelijke actoren - te sluiten met de federale archiefdienst van dit contract.

Men mag niet vergeten dat de juiste firmware document heeft slechts één werknemer, die deze verplichting nader uitgewerkt in de functieomschrijving heeft. In het geval van lage kwaliteit samengesteld document biedt een aantal sancties, in het bijzonder in het geval van wijzigingen of het ontbreken van een aantal belangrijke pagina's.

Laten we terugkeren naar de technologie Binder

Het hierboven beschreven verknopen werkwijzen zijn geschikt voor backup- en fiscale controle. Maar het indienen van boekhoudkundige documenten, opgeslagen voor een lange tijd (meer dan 10 jaar) moet vooral sterk zijn - vaak op 5 holes. Van zekerheid inscriptie is gemaakt op een speciale papieren zakdoekje, met het oog op duidelijk zichtbare sticker zich onder de unit en er is geen twijfel over de integriteit van het document.

Indien aan de voorwaarden van het kantoor perforator conventionele briefpapier Hamers, vervolgens, indien nodig, om grote hoeveelheden papieren documenten af te geven (bijvoorbeeld bij het drukken) maken gebruik van professionele apparatuur in de vorm van Boormachines of een bindend machine. Dergelijke mechanismen hebben ernstige vermogen en kan zowel met de hand bediend en met een elektrische aandrijving.

machinemechanisme

De basis van deze installaties of machines - de klassieke werkwijze voor het gebruik veren. Dergelijke boekbinden machine is uitgerust met een inrichting voor het perforeren. Een ander mechanisme van het document op de spies voorjaar van kunststof, waarna de boven- en onderkant van het apparaat toegevoegde karton of plastic deksels.

Het voordeel van bindende machine is de mogelijkheid van zeer grote documenten verlijmen. De dikte van het blok kan tot 500 pagina's. En ook - het vermogen om te verwijderen of aan te vullen pagina's en vellen reeds gebonden document. De nadelen zijn zeer ernstig en de complexiteit is niet al te hoge sterkte.

Als de boekband machine voor archivering van documenten voorzien van metalen veren, die voor een bepaalde stap en perforatiegaten respectievelijk te zijn de papierblokken gedragen op flexibel verenstaal, dat vervolgens wordt samengeperst en vergrendeld. Voordelen van het apparaat met metalen veren - meer toonbaar eindvorm en hogere betrouwbaarheid vergeleken met de binding van kunststof veren. Maar op hetzelfde moment te voegen of de platen te verwijderen zonder schade onmogelijk.

Naast het voorjaar, zijn er apparaten die werken op het principe van de binding aan de plastic kam, waarbij de tanden krullen. Er is ook bindend voor de spiraal, bekend bij ons op het bureau kalender, notebooks en dagboeken. Na ponsen gaten erin gewikkelde spiraal (3-4 slagen handmatig, automatisch de andere).

Vooruitgang staat niet stil

Wat is thermische binding? Het is een moderne machine voor het indienen van documenten, die snel kan zijn en hun onverbrekelijke verbinding. Met termoperepletnyh machine kan een groot aantal materialen vullen, en stellen individuele exemplaren. Deze variant is bijzonder geschikt verstuurd rapporten, contracten en promotiemateriaal.

Werkende machine van dit type door het gebruik van binding termokoreshkov en termooblozhek met verschillende kleuren en maten. Afhankelijk van het aantal vellen geselecteerde termooblozhka bij een bepaalde dikte, vervolgens allemaal samen in de machine geplaatst. De binnenzijde van de afdekking einde pluis laag van polymeer hechtmiddel. De machine is voorzien van een verwarmingselement waarmee het polymeer wordt gesmolten en alle platen zijn ingesloten in hete laag.